Executive Assistant Management Board (w/m/d)

Pensum: 80-100% | Baden

Als Executive Assistant unterstützt du die Chief Financial Officer T&S und den Head Risk Management T&S professionell, vorausschauend und mit hoher Eigenverantwortung in administrativen, organisatorischen und koordinativen Belangen. Trage wesentlich zur effizienten Steuerung des Tagesgeschäfts und zur Qualitätssicherung von Managementprozessen bei.

Aufgaben & Verantwortlichkeiten

• Zentrale Ansprechperson und organisatorische Schnittstelle für die Chief Financial Officer T&S und den Head Risk Management T&S
• Proaktive Kalender-, Termin- und Pendenzenkoordination inklusive Priorisierung relevanter Themen, Fristen und Dokumente
• Vorbereitung, Koordination und Nachbereitung von Sitzungen, Workshops und Managementterminen inklusive Agenda, Unterlagen und Follow-ups
• Vorsondierung, Priorisierung und Bearbeitung eingehender E-Mails sowie konsequente Nachverfolgung offener Pendenzen
• Professionelle Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern sowie Sicherstellung eines verlässlichen Informationsflusses
• Erstellung, Strukturierung und Qualitätssicherung von Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und Kommunikationsunterlagen
• Organisation von Geschäftsreisen, Workshops und weiteren bereichsbezogenen Aktivitäten
• Strukturierte Ablage, Dokumentenorganisation und vertrauliches Informationsmanagement

Profil & Anforderungen

• Kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• Mehrjährige relevante Berufserfahrung in einer vergleichbaren Assistenz- oder Management-Support-Funktion, idealerweise in einem anspruchsvollen Managementumfeld
• Sehr gute Kenntnisse der Microsoft 365 / Office Suite, insbesondere Outlook, PowerPoint, Word, Excel, Teams sowie SharePoint/OneDrive
• Sicherer Umgang mit digitalen Kollaborationstools und Grundverständnis für den verantwortungsvollen Einsatz KI-gestützter Anwendungen unter Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutz
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, ausgeprägtes Priorisierungsvermögen und hohe Zuverlässigkeit in einem dynamischen Umfeld
• Hohe Diskretion, gutes Urteilsvermögen und Qualitätssensibilität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit, professionelles Auftreten und souveräner Umgang mit unterschiedlichen Stakeholdern
• Deutsch und Englisch, mindestens C1-Level; weitere Sprachen von Vorteil

Über das Team:

Du wirst Teil eines eingespielten Management-Support Teams in Baden, das eng mit den Führungspersonen von T&S zusammenarbeitet. Wir legen Wert auf Verlässlichkeit, Diskretion, Eigenverantwortung, gegenseitige Unterstützung und einen offenen, pragmatischen Austausch.

Benefits:

In unserem Unternehmen bemühen wir uns um eine Kultur des kontinuierlichen Lernens, der persönlichen Weiterentwicklung und des Engagements für die Gemeinschaft auf nationaler Ebene. Es liegt uns am Herzen, unseren Mitarbeitern die Werkzeuge und Ressourcen an die Hand zu geben, die sie für ihren Erfolg benötigen, und wir sind sicher, dass Sie gerne Teil unseres Teams sein werden!

• Flexible Arbeitszeiten
  Geniess flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit, bis zu 50% remote zu arbeiten - für die perfekte Balance zwischen Arbeit und Privatleben.

• Grosszügige Altersvorsorge
  Wir übernehmen 60% der Beiträge für deine Altersvorsorge - für eine sichere Zukunft.

• Gesundheit steht an erster Stelle
  100% Lohnfortzahlung bei Krankheit oder Unfall und Zugang zu einer exklusiven Mental-Health-Plattform mit fünf kostenlosen Sitzungen bei einem Psychologen.

• Elternzeit
  16 Wochen Mutterschaftsurlaub (100% Lohnfortzahlung) und 10 Tage Vaterschaftsurlaub (100% Lohnfortzahlung), um wertvolle Zeit mit deiner Familie zu verbringen.

• Unterstützung für deine Familie
  Bis zu 20% Rückerstattung auf Kinderbetreuungskosten (max. CHF 4.800 pro Jahr).

• Exklusive Rabatte
  Attraktive Rabatte auf Benzin, Versicherungen und Mobilfunk bei Partnerunternehmen wie Shell, Avia, Sunrise und Swisscom.

• Öffentliche Verkehrsmittel
  Mit einem kostenlosen Halbtax (max. CHF 190) kommst du günstig von A nach B.

Bei der Axpo Gruppe setzen wir uns für eine Kultur der Nichtdiskriminierung, Toleranz und Inklusion ein. Als Arbeitgeberin, die Chancengleichheit lebt, begrüssen wir Bewerbungen unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlechtsidentität und -ausdruck, sexueller Orientierung, Alter, Behinderung sowie sozioökonomischem, kulturellem und religiösem Hintergrund. Wir verpflichten uns zu einem respektvollen und inklusiven Rekrutierungsprozess sowie einem diskriminierungsfreien Arbeitsumfeld für alle.